Как рассчитать стоимость и трудоемкость бухгалтерских услуг

Как посчитать стоимость бухгалтерских услуг, которые Вы оказываете клиентам?

Несмотря на банальность вопроса лишь немногие бухгалтерские компании нашли способ объективно оценивать трудоемкость ведения учета и, как следствие, стоимость бухгалтерских услуг.

У многих руководителей бухгалтерских компаний в голове примерно следующий вопрос:

Как выработать универсальный алгоритм оценки трудоемкости ведения учета по клиенту?

Решение этого вопроса осложняется тем, что все клиенты имеют «свою» специфику при ведении учета. У одних много импортных/экспортных сделок, у других – есть несколько ОС в лизинге, у третьих – много операций по кассе, у четвертых – много банковских документов и при этом немного покупок и продаж.

В этой статье я хотел бы поделиться с руководителями бухгалтерских компаний методикой расчета трудоемкости бухгалтерских услуг. Эта методика была разработана мною лично, когда я руководил бухгалтерской компанией и, впоследствии, была заложена в функционал сервиса «Бухгалтерское Дело».

Немного истории:

Необходимость поиска объективного критерия оценки трудоемкости по клиенту возникла в связи с тем, что мы осознали неадекватность избранной ранее модели оценки стоимости работ и зарплаты бухгалтера.

Первоначально мы считали количество покупок, продаж, а также количество сотрудников. На основании только этих показателей рассчитывали стоимость бухгалтерских услуг. Был разработан прайс-лист с порогами по количеству документов (покупки и продажи) и порогами по количеству сотрудников. Заработная плата бухгалтера рассчитывалась как % от стоимости услуг для клиента.

Если с методикой оценки стоимости услуг по расчету заработной платы особых проблем не возникало, то в методике оценки стоимости ведения бухгалтерского и налогового учета возникли существенные противоречия.

По мере масштабирования модели мы столкнулись со следующими возражениями и  негативными последствиями:

  • Клиенты нередко хотели взять часть функций «на себя» и просили за это скидку. Задача определения размера скидки всегда решалась индивидуально и не имела системного подхода. Размер скидки не редко зависел от степени настойчивости клиента.
  • Бухгалтера были недовольны оценкой их работы по ряду клиентов. Это были клиенты, по которым существенный объем работ приходился на те виды документов, которые не учитывались при оценке стоимости услуг для клиента (ВЭД, лизинг, касса, займы и тд.). При этом их возражения подкреплялись объективными сведениями по затратам времени на указанные операции;
  • В случаях, когда с клиентом удавалось согласовать большую стоимость, по сравнению со стандартными прайс-листами, расходы на заработную плату также возрастали. Можно было бы вручную урезать вознаграждение бухгалтеру, но это было бы воспринято коллективом как отступление от общепринятого подхода и применение политики двойных стандартов, что негативно бы сказалось на рабочем настрое коллектива.
  • Бухгалтера не были заинтересованы брать клиентов со «сложным учетом» и отказывались от новых клиентов под предлогом и без того большой нагрузки.

Столкнувшись с этими проблемами, я стал искать более объективные методики оценки трудоемкости работ, и, как следствие, оценки стоимость услуг и труда бухгалтера.

Я провел анализ методик, которые использовали другие компании, и составил их список. Сразу в этом списке укажу недостатки, которые относятся к каждому из вариантов:

  • Стоимость услуг определяется на основании выручки клиента за месяц. Сделки бывают разные. Вряд ли по трудоемкости можно сравнить 2000 сделок по 1000 руб. и 4 сделки по 500 000 руб. В указанной системе оценки подразумевается равенство по цене для указанных вариантов. Для клиента это прозрачная модель оценки, но она не способна оценивать стоимость услуг в зависимости от реальной трудоемкости.
  • Стоимость услуг определяется на основании количества банковских выписок клиента за месяц. Этот способ также имеет недостатки, т.к. принимает в расчет только один вид документов и не учитывает многих областей учета, в которых может заключаться существенная дополнительная нагрузка для бухгалтера.
  • Стоимость услуг определяется на основании количества документов покупок и продаж. Недостатки этого метода описывал ранее.
  • Стоимость услуг определяется на основании количества всех видов документов. Этот метод кажется более правильным, так как принимает в расчет все виды документов, но, тем не менее, никаких образом не учитывает сложность одних операций и простоту других.

Вдобавок к этим методам оценки добавлялись различные дополнительные факторы:

  • Количество строк в документе. Считаю применение этого показателя обоснованным, но достаточно трудоемким с точки зрения сложности ручного подсчета количества строк в каждом документе.
  • Повышающие коэффициенты за сложные сделки и специфику учета. В некоторых случаях применение повышающих коэффициентов оправдано. Например, в случае ведения раздельного учета при УСН 15% и ЕНВД, т.к дополнительных документов не возникает, а трудоемкость работы возрастает. Но в некоторых случаях, таких как производство или ВЭД кажется не очень логичным, т.к. при этих особенностях возникают дополнительные документы в учете, которые можно посчитать и учесть при расчете стоимости.

 

В результате изучения методик, используемых другими бухгалтерскими компаниями, я понял, что ни одна из них не способна в достаточной степени объективно оценивать трудоемкость ведения учета.  В этот момент я начал поиск собственного решения.

Расскажу подробнее о том, как это решение было найдено:

Первый вывод заключался в том, что методики, учитывающие лишь некоторые виды документов, имеют ключевой недостаток. Все они оценивают трудоемкость ведения только той части учета, которая принимается в расчет (выписки, покупки, продажи). Трудоемкость других областей учета (ОС, займы, касса и тд.) никак не оценивается.

Исходя из этого ясно, что для максимально точной оценки трудоемкости необходимо учитывать количество документов всех возможных видов.

Также напрашивается вывод о том, что нельзя просто взять и сложить количество документов по разным видам. К примеру, 100 выписок +1 ГТД не равны по трудоемкости 100 ГТД и 1 выписке. Такие же аналогии можно провести и между любыми другими видами документов.

На этом этапе возникла потребность в поиске критерия для того, чтобы «взвесить» трудоемкость работы по разным видам документов. В качестве критерия трудоемкости я решил использовать время, затрачиваемое на обработку 1 документа определенного вида. Пожалуй, самый простой и точный способ измерить количество труда – измерить затраченное на него время.

Мы дали задания сотрудникам на обработку документов разного вида. Для получения более точных статистических данных замеры времени делали на большом количестве документов и разными сотрудниками. Как результат, мы в цифрах увидели, что разные документы существенно различаются по затратам времени на обработку. К примеру, отразить банковскую выписку (загрузка из txt файла) в 10 раз проще, чем отразить документа покупки ТиУ с 10 номенклатурными позициями.

Важно отметить, что для точности расчетов мы замеряли не только время, затрачиваемое на отражение документа, но и время, которое уходило в целом по клиенту на проверку различных блоков учета при подготовке отчетности (склад, касса, взаиморасчеты, налоговый учет и т.д). Т.е. замерив время проверки разных областей учета мы разделили это время на количество документов, влияющих на этот блок учета и добавили получившееся время ко времени, затраченному на другие этапы обработки этого вида документов.

Другими словами, трудоемкость работы с каждым видом документов складывается из нескольких составляющих:

  • - Отражение в учетной базе данных;
  • - Контроль отражения в бухгалтерском учетевключает в себя несколько составляющих:
    • А) Контроль отражения и полноты взаиморасчетов;
    • Б) Контроль отражения в складском учете;
    • В) Общий контроль бухгалтерского учета;
  • - Контроль отражения в налоговом учете;
  • - Консультации клиента по вопросам применения норм законодательства;
  • - Архивация документа;
  • - Доставка документов.

В итоге, мы составили таблицу затрат времени по всем этапам работы для каждого вида документа.

После этого выбрали единицу отсчета. В нашем случае это было время обработки документа Поступление ТиУ, которое составило 18 (!) минут (с учетом всех этапов работ). Относительно этого времени рассчитали «веса» всех документов.

К примеру если на обработку документа Поступление товаров и услуг затрачивается в среднем 18 мин, а на отражение 1й банковской выписки затрачивается в среднем 110 секунд , и документ Поступление ТиУ был принят за единицу измерения, тогда веса документов будут выглядеть следующим образом:

Поступление ТиУ – 1 (или 100%)

Банковская выписка – 0,1 (или 10%), т.е. обработка 10 банковских выписок требует столько же времени, сколько отражение 1 поступления ТиУ.

Такие коэффициенты мы рассчитали по всем видам документов и на основании этого составили таблицу «весов» по видам документов. Эти веса мы назвали коэффициентами трудоемкости документов.

Для того, чтобы Вам не проходить весь путь по расчету коэффициентов с самого начала, привожу таблицу итоговых коэффициентов трудоемкости по разным видам документов:

Виды документов

Итоговый коэффициент трудоемкости

Реализация ТиУ (до 10 строк)

1

Прочие документы по ваиморасчетам с покупателями (корректировка реализации, отчет комиссионера о продажах, отчет о розничных продажах)

1,2

Поступление ТиУ (до 10 строк)

1

Прочие документы по взаиморасчетам с поставщиками (возврат товаров поставщику, корректировка поступления, отчет комитенту о продажах товаров)

1,2

Банковские документы (загрузка из файла тхт)

0,1

Банковские документы (внесение вручную)

0,3

Кассовые документы (ПКО, РКО)

0,3

Документы по движению ТМЦ (выпуск продукции, комплектация, перемещение, требование-накладная)

0,6

Документы по движению ОС, НМА (принятие к учету, списание, перемещение, передача, модернизация, поступление в лизинг, выкуп предметов лизинга)

3

Прочие виды операций:

 

   ГТД по импорту

3

   Авансовый отчет

0,8

   Операция введенная вручную

0,9

   Амортизация ОС, НМА

0,3

 

Для просмотра полной таблицы коэффициентов трудоемкости с делением по этапам работ скачайте файл Таблица коэффициентов трудоемкости.

Основные выводы:

Таким образом, сумма произведений весов (коэффициентов) и количества по каждому виду документов позволяет рассчитать один итоговый показатель - количество бухгалтерских операций, который однозначно дает оценку трудоемкости ведения учета в целом.

Зная время на обработку одной бухгалтерской операции (в нашем случае это было время обработки Поступления ТиУ до 10 номенклатурных позиций) и количество бухгалтерских операций по клиенту, можно оценить трудоемкость ведения учета, как во времени, так и в деньгах, определив стоимость работы за расчетное время.

Как на основании этих показателей составить собственный прайс-лист, который позволит Вам работать с желаемым уровнем прибыли, я напишу в одной из следующих статей.

Более того, тот же самый показатель (количество бухгалтерских операций) можно использовать и для расчета заработной платы бухгалтера, т.к. именно он максимально объективно оценивает трудоемкость работы по клиенту.

Важно отметить гибкость этой модели:

В случае, если Ваш клиент требует от Вас индивидуального подхода при расчете стоимости в связи с тем, что он берет на себя часть ваших обязанностей, например сам заводит документы в учетную базу, Вы просто можете уменьшить «вес» тех видов документов, которые клиент отражает в базе самостоятельно. При этом уменьшать коэффициент вы будете именно на ту составляющую трудозатрат (отражение в базе), которую клиент готов взять на себя. Ее доля Вам будет заранее известна, и Вы сможете легко устанавливать «индивидуальные» условия в зависимости от передачи клиенту той или иной функции.

Также важно отметить, что эти замеры можно делать на разных этапах развития автоматизации в компании. Успехи руководства в автоматизации разных видов операций являются активом руководства и ведут к сокращению затрат времени. Для клиента стоимость может оставаться прежней. А вот в случае использования аналогичной методики расчета заработной платы для бухгалтеров коэффициенты трудоемкости по тем видам документов, работа по которым была автоматизирована, можно уменьшить пропорционально экономии времени на обработку этой операции. Таким образом руководитель сможет почувствовать реальный экономический эффект от внедрения автоматизации.

 

Исключения:

Сразу отмечу, что полученная оценка трудоемкости учитывает все факторы, влияющие на трудоемкость, которые можно посчитать.

Важно помнить, что некоторые факторы этот показатель не способен учитывать. Перечислим их:

  • Риски работы с крупными сделками. Сама по себе трудоемкость работы с документом на 1000 руб. и 10 000 000 руб. ничем не отличается. Но в случае допущения ошибки во втором случае могут возникнуть совершенно несопоставимые финансовые санкции со стороны контролирующих органов. Таких клиентов, как правило, немного, но если Вы хотите заложить этот риск, возможно, более логичным было бы установить фиксированную ставку, которая с запасом перекроет возросшие финансовые риски;
  • Степень лояльности клиента. Клиенты есть добрые, а есть не очень. Как следствие, количество потраченных нервов на недовольных клиентов больше чем на лояльных, но это количество не представляется возможным измерить в каких либо единицах;
  • Степень образованности клиента. Также невозможно измерить, хотя влияет на затраты времени на консультации клиента;
  • Степень ответственности и пунктуальности клиента. К сожалению, также не поддается измерению.

Подводя итоги, считаю описанный мною метод расчета стоимости бухгалтерских услуг наиболее объективным с точки зрения оценки трудоемкости ведения учета по клиенту.

Применение коэффициентов трудоемкости делает Вас гибкими в случае необходимости предоставления «индивидуальных» условий по клиенту.

 

Описанный мною метод расчета стоимости бухгалтерских услуг, основанный на коэффициентах трудоемкости, Вы можете легко внедрить в своей компании при помощи сервиса Бухгалтерское Дело. Указанная модель расчета стоимости заложена в стандартный функционал, и Вы сможете легко сделать все необходимые настройки для своей компании.

 

Спасибо за внимание!

Ермохин Дмитрий. Сооснователь сервиса «Бухгалтерское Дело».

 

Если у Вас возникли вопросы по поводу применения описанных методов на практике, буду рад ответить на Ваши вопросы и поделиться опытом по номеру +7 904 392-30-44.