Как вовремя выставить счета клиентам при расчете фактической стоимости бухгалтерских услуг

Для кого актуальна эта статья?

Эта статья актуальна руководителям бухгалтерских компаний, которые рассчитывают фактическую стоимость бухгалтерских услуг или планируют начать это делать. Если Вы выставляете фиксированные счета и не оцениваете фактическую стоимость услуг, тогда дальнейшие выводы для Вас пока не применимы. 

Какие сложности возникают при выставлении счетов на основании расчетов стоимости?

Все, кто выставлял счета на основании фактического расчета стоимости услуг за период, ощутили на себе сложность этой задачи. Она заключается в том, что достаточно точно стоимость услуг можно посчитать в тот момент, когда клиент предоставил более 95 % документов за расчетный период. Как правило, количество документов становится достоверно известно в последний день для сдачи отчетности! Это случается по разным причинам: отпуск, командировка, больничный, гиперзанятость или просто халатность ответственного лица клиента.

Бухгалтерские компании не могут ждать окончания квартала, чтобы сделать точный расчет и выставить счет клиенту. Поэтому многим приходится выбирать между точностью расчета суммы услуг и своевременностью выставления счетов.

Для решения этой задачи бухгалтерские компании используют разные компромиссные подходы, которые имеют ряд нежелательных последствий.

Ниже опишу наиболее часто используемые модели взаиморасчетов с применением расчета фактической стоимости.

 

Счета клиенту выставляются в начале месяца за предыдущий месяц. Размер счета равен фактической стоимости за предыдущий месяц.

Основные негативные следствия этой модели взаиморасчетов:

  • Для сбора относительно полного комплекта документов требуется не менее 15 календарных дней. Счета выставляются с большой отсрочкой, которая составляет от 15 до 30 дней;
  • В связи с отсрочкой выставления счетов размер дебиторской задолженности существенно возрастает из-за увеличения периода дебиторской задолженности;
  • Точность расчетов, сформированных в течение месяца за предыдущий месяц, составляет от 70 до 90%. Достаточно полный комплект документов (более 95%) для точного расчета стоимости практически по всем клиентам собирается к моменту сдачи отчетности (первый месяц следующего квартала);
  • Невозможно применять авансовую форму оплаты;
  • Процесс корректировки ежемесячного расчета стоимости очень трудоемок. Достаточно сложно контролировать отклонение объема документов в периодах после формирования расчета. Как правило, это делается вручную на основании сообщений от бухгалтеров в индивидуальном порядке;
  • Создание корректировок ежемесячных расчетов негативно воспринимается клиентом в связи с частотой изменений.

 

Счета клиенту выставляются в начале месяца за предыдущий месяц. Сумма счета определяется как фиксированная ставка обслуживания за месяц + отклонение в стоимости обслуживания за месяц, предшествующий месяцу выставления счета. (к примеру, в начале июля выставляется фиксированная сумма за июнь + доплата по расчету за май).

Основные негативные следствия этой модели взаиморасчетов:

  • Точность расчетов, сформированных в течение месяца за предыдущий месяц, составляет от 80 до 90%. Достаточно полный комплект документов (более 95%) для точного расчета стоимости практически по всем клиентам собирается к моменту сдачи отчетности (первый месяц следующего квартала;
  • Сложность процедуры расчета отклонений за предыдущий месяц и выставления счетов;
  • Сложность процедуры корректировки расчета стоимости за прошлые периоды и выставления доплаты в связи с корректировкой расчета;
  • Невозможно применять авансовую форму оплаты;
  • Создание корректировок ежемесячных расчетов негативно воспринимается клиентом в связи с частотой изменений.

 

Счета выставляются в начале месяца за предыдущий месяц. Сумма счета определяется на основании расчета фактической стоимости за предыдущий месяц. При расчете стоимости учитываются только те документы, которые были предоставлены за прошедший месяц (или на момент формирования расчета). Документы, предоставленные после формирования расчета, учитываются в расчетах за тот месяц, в котором они были фактически предоставлены.

Основные негативные следствия этой модели взаиморасчетов:

  • Нет возможности отследить документы за период, предоставленные позже определенной даты, т.к. для документа не предусмотрен реквизит «дата создания». Посчитать документы за предыдущий период, предоставленные после формирования расчета можно только вручную при внесении их в базу данных. Такой метод является трудоемким и неточным. К тому же для этого метода отсутствует возможность контроля правильности расчета после введения документа в базу;
  • Невозможно применять авансовую форму оплаты;

 

В случае применения любой из описанных моделей взаиморасчетов точность расчетов стоимости по клиентам, как правило, не превышает 90-95 %. У руководителя бухгалтерской компании остается ощущение, что часть клиентов заплатила меньше, чем должна была по расчету. Но, к сожалению, в большинстве случаев оценить эти потери в деньгах практически невозможно.

Более того, получается, что основная причина Ваших потерь, связанных с недостаточной точностью расчетов стоимости – несвоевременное исполнение обязательств по предоставлению первичных документов клиентом. Также получается, что ответственные клиенты платят Вам полную стоимость (в связи с точностью расчетов по ним), а безответственные клиенты, как правило, выигрывают в цене вследствие запоздалого предоставления документов.

Возможно,  кто-то посчитает, что 5 %-е отклонение в точности расчетов не имеет принципиального значения. Я с этим не могу согласиться.

Обычная для бухгалтерской компании рентабельность составляет порядка 15-20 %. В случаях эффективной организации бизнес-процессов и финансовой политики компании удается достичь рентабельности в районе 25-40%. Но это скорее исключение из правил.

В случае увеличения выручки на 5% за счет повышения точности расчетов стоимости рентабельность компании в среднем вырастет на 25% (5%/20%*100).

Оптимальное решение

Указанные выше методы взаиморасчетов в конечном итоге не удовлетворяют основным требованиям:

  • быстрота выставления счета;
  • точная стоимость услуг, рассчитанная на основании всего объема документов за период.

В процессе решения указанной задачи мне удалось придти к оптимальной модели взаиморасчетов. Перечислю основные тезисы этой концепции:

  1. Ежемесячно первого числа клиенту выставляется счет на фиксированную сумму – среднемесячную стоимость услуг;
  2. Фиксированная сумма рассчитывается как средняя стоимость услуг по расчетам за предшествующий период, к примеру, за 6 месяцев;
  3. После того, как по клиенту будет собран полный комплект документов, формируются «Расчеты стоимости» за каждый месяц квартала. Как правило, это происходит после подготовки отчетности за квартал;
  4. Для расчета скидки/доплаты по клиенту за квартал формируется документ «Квартальный расчет». Этот документ сравнивает сумму продаж по среднемесячной стоимости за квартал и сумму фактической стоимости на основании «Расчетов стоимости». В случае, если стоимость по расчетам превышает сумму выставленных продаж за квартал, клиенту выставляется счет на доплату. Если фактическая стоимость меньше суммы продаж, клиенту предоставляется скидка на следующий счет.

 

Такое решение по организации взаиморасчетов с клиентами лишено ранее перечисленных недостатков и имеет следующие положительные стороны:

  • Возможность использования авансовой формы оплаты;
  • Ежемесячные счета выставляются оперативно, размер дебиторской задолженности уменьшается вследствие уменьшения периода дебиторской задолженности;
  • Точность расчетов стоимости порядка 99-100%, что позволяет сохранить требуемый уровень рентабельности бизнеса;
  • Вероятность изменения квартальных расчетов мала, т.к. к моменту сдачи отчетности в большинстве случаев предоставляются практически все документы. Количество оставшихся не отраженными документов слишком мало, чтобы повлиять на изменение стоимости.
  • Доплата клиенту выставляется один раз в квартал, что клиентом существенно легче переносится, чем ежемесячное изменение стоимости услуг;
  • Положительные и отрицательные отклонения от средней стоимости в течение квартала часто перекрывают друг друга, что также легче переносится клиентом.
  • Степень ответственности клиента не влияет на размер Вашей рентабельности.

Как применить метод в своей компании?

Описанный мною метод организации взаиморасчетов с клиентом Вы можете легко внедрить в своей компании при помощи сервиса Бухгалтерское Дело. Указанная модель предусмотрена в стандартном функционале, и Вы сможете легко сделать все необходимые настройки для своей компании.

 

Спасибо за внимание!

Ермохин Дмитрий. Сооснователь сервиса «Бухгалтерское Дело».

 

Если у Вас возникли вопросы по поводу применения описанных методов на практике, буду рад ответить на Ваши вопросы и поделиться опытом по номеру +7 904 392-30-44.