Доля затрат на ФОТ исполнителей в выручке - очень важный показатель для бухгалтерского бизнеса.
Если этот показатель находится в оптимальной зоне – у компании достаточно финансовых ресурсов на покрытие всех расходов и выплату собственнику дивидендов.
Если доля ФОТ исполнителей в выручке превышает определенные пределы – компании придется экономить на каких-то жизненно важных функциях деятельности компании, либо на дивидендах для собственника, что в обоих случаях негативно сказывается на бизнесе.
ФОТ исполнителей является самой большой статьей затрат в бухгалтерском бизнесе и в конечном итоге определяет объем создаваемой ценности всей компанией.
Кроме расходов на ФОТ исполнителей в бухгалтерском бизнесе, как и в любом другом, существует большое количество других затрат, связанных с осуществлением жизненно-важных функций компании.
Нередко в жизни вижу ситуации, когда одна или несколько важных функций компании игнорируются при расчете себестоимости. Особенно часто это можно наблюдать в начинающих компаниях, когда компания состоит из 1-5 человек. На начальных этапах компании на некоторые функции не выделяется отдельный специалист и бюджет на расходы. Такие функции совмещают сотрудники компании, причем на безвозмездной основе.
Для построения грамотной модели ценообразования важно понимать следующее: если в компании не выделен специалист или бюджет на ту или иную функцию – это не значит, что ее не существует и расходы на нее нулевые.
Например, главные бухгалтера нередко занимаются расчетом стоимости бухгалтерских услуг, выставляют счета и контролируют оплату бухгалтерских услуг клиентом, собственник компании может самостоятельно настраивать рекламные кампании или контролировать качество ведения учета сотрудниками. Таких примеров может быть очень много.
Другие сотрудники или собственник, которые совмещают эти функции с основной работой тратят на них часть своего времени, которое они могли бы использовать на создание ценности для клиентов. А значит, как минимум, у такой работы существует альтернативная стоимость.
Важно разделять зарплату сотрудника на доходы за выполнение каждой из функций, а доход собственника на зарплату за выполнение определенных функций и дивиденды.
При масштабировании компании такие функции растут пропорционально росту бизнеса и в определенный момент для них выделяется отдельный специалист, и как следствие, бюджет. Если Вы не заложите в свою unit -экономику расходы на все функции – при росте придется жертвовать своим временем/здоровьем или рентабельностью. Отсутствие таких расходов в бизнес-модели будет мешать Вам масштабировать компанию.
Для целей расчета оптимальной доли затрат на ФОТ исполнителей, все затраты (кроме ФОТа исполнителей) можно поделить на 2 группы:
- Затраты, зависящие от размера ФОТ исполнителей – это те затраты, которые меняются пропорционально изменениям объема ФОТ исполнителей в компании, т.к. они напрямую связаны с обеспечением их деятельности.
- Затраты, зависящие от размера выручки бухгалтерской компании.
Давайте рассмотрим какие затраты входят в каждую из групп и в какой степени они зависят от размера ФОТ исполнителей и выручки компании.
Для расчета степени зависимости расходов от размера ФОТ исполнителей, будем учитывать сумму, выплачиваемую на руки исполнителям.
Затраты, зависящие от размера ФОТ исполнителей
Расходы на функцию управления (ФОТ управленческого персонала)
Под управленческим персоналом будем понимать сотрудников, кто руководит работой исполнителей, осуществляет обучение, контроль качества результата, участвует в разрешении проблем по клиенту. В небольшой компании функции руководства осуществляет собственник, по мере роста компании должны появляться руководители групп бухгалтеров, отделов, и производства в целом. Если кажется, что можно обойтись без этого, представьте компанию со 100 штатными бухгалтерами и количество возникающих у них проблем/вопросов по мере работы.
Расходы на ФОТ управленческого персонала напрямую связаны с ФОТ подчиненных сотрудников. Я рекомендую закладывать на ФОТ управленцев от 25 до 30 % от ФОТ подчиненных сотрудников.
Так, например при норме управляемости 7 человек для одного руководителя при среднем доходе сотрудника группы 100 000 руб., доход руководителя составит от 175 до 210 тыс. руб., что является достаточно адекватной оценкой.
Расходы на функцию методолога/эксперта
В любой компании, оказывающей экспертные услуги возникают вопросы о методологии решения сложных/нетиповых ситуаций. Бухгалтерские компании не исключение. Законодательство сложное и неоднозначное, с большим количеством белых пятен. Сотрудники, обслуживающие клиентов, работают на объем и у них, порой, нет времени на то, чтобы найти решение для сложной нетиповой ситуации. Руководители также больше заняты другими процессами (обучения, контроля, мотивации). Очень часто эту функцию берет на себя собственник компании. При масштабировании компании количество сложных запросов будет расти, собственник не сможет совмещать эту функцию и придется выделить отдельного специалиста.
По моему опыту построения компании затраты на функцию методолога составляют от 5 до 7% от ФОТ исполнителей.
Расходы на функцию HR
Масштабирование компании невозможно без процессов найма новых сотрудников. Расходы на эту функцию на моем опыте могут составлять от 1 до 2% от ФОТ исполнителей.
Расходы на функцию управления финансами
Расчет стоимости, выставление счетов, контроль дебиторской задолженности, анализ финансовых результатов, планирование денежных потоков, согласование изменений условий с текущими клиентами, ведение учета по собственной компании также требует затрат времени. Рекомендую заложить от 6 до 8 % от ФОТ исполнителей на эту функцию.
Расходы на управление ИТ инфраструктурой
Поддержание серверной инфраструктуры, программные продукты, администрирование 1С. Такие расходы могут составлять от 8 до 12 % от ФОТ исполнителей
Материально техническое обеспечение деятельности компании
Аренда помещений, связь, оборудование, расходные материалы, мебель, ит-сервисы, услуги банка, канцтовары, предметы быта, питание и прочее. Такие расходы могут составлять от 20 до 25% от ФОТ исполнителей.
Расходы на налоги с ФОТ
Существенно зависят от модели работы и политики компании. Выплаты сотрудникам могут проводиться через ИП/самозанятых при налоговых расходах от 1 до 6% в зависимости от региона. Либо могут выплачиваться полностью официально. Так при оплате на руки 100000 руб. налоговые расходы составят 35 тыс руб, т.е. 35% от ФОТ. При комбинации этих вариантов расходы могут составить, к примеру от 20 до 25% от ФОТ. Для того, чтобы иметь возможность выплачивать всю заработную плату официально, заложим в юнит экономику максимальный показатель. В жизни каждый руководитель примет решение для себя сам.
Расходы, рассчитываемые в зависимости от выручки
Расходы на маркетинг (marketing costs)
Это расходы на создание и продвижение услуг компании. Даже если основной источник притока клиентов – сарафанное радио, для его стимулирования и масштабирования также необходим бюджет.
По своей сути расходы на маркетинг имеют инвестиционную природу (вложение денег для получения новых источников доходов), и должны окупаться за счет прибыли компании от новых клиентов. Для здорового развития компании должна быть выделена определенная доля от выручки на такие вложения. Расходы на маркетинг могут составлять от 1 до 10% от выручки.
Расходы на продажу (sales costs)
Это расходы на функционирование отдела продаж (или совмещение функций по продажам), включает в себя ФОТ менеджеров по продажам, руководителя отдела продаж. В бухгалтерском бизнесе расходы на продажу составляют приблизительно 2-6% от выручки
Резерв на невостребованную дебиторскую задолженность
К сожалению, часть оказанных услуг так и остается неоплаченными. 1-2% от выручки стоит закладывать на такие потери.
Резерв на возмещение штрафов/пеней клиентам в связи с допущением ошибок/Страхование профессиональной ответственности – 0,5-1% от выручки
Налог на доход (УСН)
Составляет от 1 до 6% в зависимости от ОПФ и региона деятельности, например 3% от выручки при УСН доходы с учетом вычета страховых взносов.
Расходы на выплату дивидендов
Дивиденды – сумма денег, которую собственник планирует заработать чистыми по итогам деятельности компании. Могут составлять от 20 до 35% от выручки компании.
В зависимости от организационно-правовой формы ведения бизнеса могут возникать налоговые расходы на выплату дивидендов (13-15% для ООО). При наличии таких расходов их также нужно заложить в фонд на выплату дивидендов (Дивиденды*100/(100-ставка налога на дивиденды))
Расчет оптимальной доли затрат на ФОТ исполнителей в выручке бухгалтерской компании
Исходя из выше представленных цифр, попробуем рассчитать соотношение стоимости бухгалтерских услуг и размера ФОТ исполнителей.
- Посчитаем общий объем ФОТ.
Х- ФОТ исполнителей. Тогда:
ФОТ руководителей =от 0,25Х до 0,3Х
ФОТ методолога = 0,05Х до 0,07Х
ФОТ HR = 0,01Х до 0,02Х
ФОТ финансового отдела = 0,06Х до 0,08Х
Итого общий ФОТ= от 1,37 Х до 1,47Х. Для дальнейших расчетов возьмем среднее значение – 1,42 Х
- Посчитаем расходы на ФОТ с учетом налогов на ФОТ (35%):
Получаем 1,917 Х (1,42Х*1,35)
- Посчитаем накладные расходы компании:
ИТ инфраструктура: от 8 до 12% от ФОТ исполнителей
Материально техническое обеспечение: от 20 до 25% от ФОТ исполнителей.
Всего накладных расходов: от 28 до 37%, возьмем среднее значение = 33% или 0,33Х
- Посчитаем объем всех расходов, рассчитываемых на основании выручки:
Маркетинг – от 1 до 10%
Продажи – от 2 до 6%
Невостребованная дебиторка – 2%
Страхование ответственности – 0,5-1%
Налог на доходы – 3%
Итого: от 8,5 до 22%. Для расчета возьмем среднее значение: 15%
- Определим размер дивидендов собственника. Предположим, что собственник хотел бы получать 20% от выручки дивидендов на руки. С учетом налоговых расходов (при ведении деятельности через ООО) необходимо оставить 23% от выручки (20/0,87).
- Рассчитаем долю расходов на ФОТ исполнителей:
1,917Х+0,33Х=1-0,15-0,23
2,247Х=0,62
Х=27,5%.
Вывод: В зависимости от заложенных в экономическую модель норм расходов доля расходов на ФОТ исполнителей в выручке компании может меняться.
В идеальной картине доля расходов на ФОТ будет составлять 18-25 %.
При оптимизации ряда издержек можно достичь показателя в 35% от выручки.
Оптимальным соотношением ФОТ исполнителей к выручке будет 26-30%.
Посчитайте каждый по своей компании долю ФОТ исполнителей к выручке компании. Для точности расчетов проведите расчет на периоде в 1 календарный год. Сопоставьте показатели своей компании с рассчитанной нормой.
Если Ваш показатель выше 35% - оцените недополученную выручку, разделив ФОТ исполнителей на 0,35 и вычтя из полученной суммы текущую выручку.